Elektron. Archivierung, Automatisierung & Dokumentenverarbeitung
gina² ist die ideale Lösung im Umgang mit elektronischen Dokumenten. Einfachstes Ablegen, sichere Verarbeitung, automatisierte Prozesse und effizientes Finden der gewünschten Informationen ist der Standard bei gina². Durch die Skalierbarkeit der Funktionen und des Systems eignet sich gina² für den Einsatz bei kleinen bis zu ganz grossen Unternehmen. Jedem seine eigenes individuelles System von klein bis gross.
Intelligente, zentrale Ablage für Ihre Dokumente
Sie haben sicher für all Ihre business relevanten Prozesse spezielle Systeme im Einsatz. Aber was ist mit den Dokumenten der Kunden, Partner und Mitarbeiter? Viele Dokumente sind in den Mailboxen der Mitarbeiter, Faxe zB. sind in einem Ordner in Papierform, Briefe wieder irgendwo anders abgelegt und sortiert. Wenn Sie nun alle Dokumente für einen Geschäftsfall brauchen wissen die Mitarbeiter oftmals nicht wo sie suchen müssen. Selbst wenn dies geklärt ist, kann der Zugriff auf diese Unterlagen nicht immer gewährleistet werden. (Der Schrank ist verschlossen, die Informationen sind in der Mailbox von wem anderen, …) Wenn der Mitarbeiter nun vermeintlich alle Dokumente gefunden hat, gibt es aber immer noch keine Gewissheit, ob dies alle benötigten Informationen sind bzw. ob die Dokumente die aktuellsten sind.
Eine der Hauptfunktionen von gina² ist die zentrale Speicherung und richtige Zuordnung von Dokumenten. Und bei gina² geht auch nichts verloren oder muss mehrfach dupliziert werden. Alles an einem Ort und immer aktuell.
Ihre Dokumente immer und überall
gina² ermöglicht durch den durchgängigen Web Ansatz, dass sie Ihre Dokumente jederzeit und überall im Zugriff haben. Sie brauchen keinen installierten Client und auch sonst keine speziellen Anforderungen erfüllen. Einfach den Webbrowser aufmachen, anmelden und schon ist alles geordnet für Sie da.
Gefunden!
gina² stellt einerseits eine Volltextsuche und andererseits eine exakte Suche zur Verfügung. Jedes Ihrer Dokumente wird indiziert und daher können alle Begriffe die sich in einem Dokument befinden gefunden werden. Auch eine Suche nach exakten Informationen wie Kundennummern, Vertragsnummern, Kundennamen, Schlagwörtern und vieles mehr ist möglich. Sie entscheiden was Sie finden wollen.
DRY – don’t repeat yourself / Automation by gina²
Bei Entwicklungsprozessen ist DRY ein sehr häufig genannter Begriff. Nicht alles vielfach entwickeln und alle Tätigkeiten die wiederholend gleich sind nur einmal machen müssen.
Was bedeutet das im Business?
Viele Tätigkeiten bei der Ablage von Dokumenten werden für jedes Dokument manuell vielfach gleich durchgeführt und kosten daher unnötig Zeit und Geld. Nicht so bei gina². Hier können Sie für wiederkehrende Tätigkeiten Aktionen und Kriterien für diese definieren. Wie zB. wenn eine Rechnung eines Kunden einlangt wird diese automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet, die Rechnungsnummer erfasst, eventuell Daten aus einem anderen System eingelesen und dann vielleicht noch an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet. Klingt aufwendig und ist es auch wenn man dies für alle Dokumente manuell durchführen muss. gina² erledigt Tätigkeiten dieser Art für Sie automatisch und immer in der gleichen guten Qualität. So können sich Ihre hoch qualifizierten Mitarbeiter auf die eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren.
Für weitere Information stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung
Fragen Sie einfach für einen Zugang auf das gina² - Demosystem bei uns an!